Informativa sul Trattamento dei dati personali dei soggetti che segnalano illeciti (c.d. whistleblowing)

La presente informativa viene resa da Valore Città AMCPS S.r.l. (per brevità AMCPS) rispetto ai trattamenti di dati personali dalla stessa effettuati attraverso gli appositi canali di segnalazione delle violazioni di illeciti o irregolarità descritti nella procedura reperibile al seguente indirizzo https://www.amcps.it/whistleblowing , c.d. Whistleblowing. Se la segnalazione proviene da un soggetto legato da un rapporto di lavoro o collaborazione con la Società, tale informativa deve intendersi come integrativa e non sostitutiva dell’informativa resa al personale per la gestione del rapporto di lavoro.

Chi può segnalare?

lavoratori subordinati di soggetti del settore privato;
lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore pubblico o del settore privato;
collaboratori, liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso soggetti del settore pubblico o del settore privato;
volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;
azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso soggetti del settore pubblico o del settore privato.

Quando si può segnalare?

quando il rapporto giuridico è in corso;
durante il periodo di prova;
quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite prima dello scioglimento del rapporto stesso (pensionati).

Chi siamo e cosa facciamo dei tuoi dati personali?

Valore Città AMCPS S.r.l., con sede legale in Viale Sant’Agostino 152 - 36100 Vicenza PEC valorecittaamcps@legalmail.it e telefono: 0444 955664 – 955665., d’ora innanzi “Titolare del trattamento”, o “Titolare”, tutela la riservatezza dei tuoi dati personali e garantisce ad essi la protezione necessaria da ogni evento che possa metterli a rischio di violazione.

Il Titolare mette in pratica a tal fine adeguate misure tecniche ed organizzative riguardanti la raccolta, l’utilizzo dei dati personali e l’esercizio dei diritti che ti sono riconosciuti dalla normativa applicabile. Il Titolare, di conseguenza, ha cura di aggiornare i regolamenti e le procedure adottate per la protezione dei dati personali ogni volta che ciò si renda necessario e comunque in caso di modifiche normative e organizzative che possano incidere sui trattamenti dei tuoi dati personali.

Il Titolare ha nominato un Data Protection Officer (DPO) che puoi contattare se hai domande sulle policy e le prassi adottate; i dati di contatto del responsabile della protezione dei dati sono i seguenti: dpo@amcps.it

Quali sono le basi giuridiche del trattamento?

Il Titolare effettua il trattamento in base a esigenze di:

adempimento di obblighi di legge: gestione del procedimento di Whistleblowing, secondo quanto previsto dal D.lgs 10 marzo 2023, n. 24 recante “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.

Quali sono le finalità del trattamento?

Le informazioni personali che ti riguardano saranno trattate al fine di assicurare:

la corretta e completa gestione del procedimento di Whistleblowing in conformità alla vigente normativa in materia whistleblowing;
le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione dei conseguenti provvedimenti;
la tutela in giudizio di un diritto del Titolare del trattamento;
la risposta ad una richiesta dell’Autorità giudiziaria o Autorità alla stessa assimilata.

Come raccoglie e tratta i dati AMCPS?

Il Titolare raccoglie e/o riceve le informazioni da te fornite attraverso i canali Whistleblowing descritti dalla procedura presente sul sito: https://www.amcps.it/whistleblowing

Le informazioni raccolte possono riguardare:

dati anagrafici del segnalante (nome, cognome);
dati identificativi del segnalante (codice fiscale);
dati anagrafici del/i segnalato/i (nome, cognome).
qualifica professionale segnalante/segnalato
informazioni ulteriori connessi alla condotta illecita riportata

Che cosa succede se non fornisci i dati?

Il conferimento dei dati del segnalante è obbligatorio nella “segnalazione nominativa”. Un eventuale rifiuto

al conferimento dei dati nella “segnalazione nominativa” comporta l’impossibilità per il Titolare di dar seguito

alla segnalazione da te avanzata.

Il conferimento dei dati del segnalante è facoltativo nella “segnalazione anonima”.

A chi possono essere comunicati i dati?

La comunicazione dei dati personali raccolti avviene principalmente nei confronti di terzi e/o destinatari la cui attività è necessaria per l’espletamento delle attività inerenti alla gestione della segnalazione, nonché per rispondere a determinati obblighi di legge.

In particolare, la trasmissione potrà avvenire nei confronti di:

responsabile Whistleblowing individuato dal Titolare;
società incaricata per la gestione della piattaforma, nella sua qualità di Responsabile Esterno ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 28 GDPR;
consulenti esterni (per es. studi legali) eventualmente coinvolti nella fase istruttoria della segnalazione;
funzioni aziendali coinvolte nell’attività di ricezione, esame e valutazione delle segnalazioni;
responsabile/i della/e funzione/i interessata/e dalla segnalazione;
posizioni organizzative incaricate di svolgere accertamenti sulla segnalazione nei casi in cui la loro conoscenza sia indispensabile per la comprensione dei fatti segnalati e/o per la conduzione delle relative attività di istruzione e/o trattazione;
istituzioni e/o Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Organi di Polizia, Agenzie investigative;

I tuoi dati personali non saranno in alcun modo diffusi o divulgati verso soggetti diversi da quelli sopra individuati.

Dove saranno trasferiti i tuoi dati?

Il Titolare non trasferisce i tuoi dati personali verso all’estero verso paesi terzi.

Come e per quanto tempo vengono conservati i tuoi dati?

Il trattamento dei dati che ti riguardano avviene attraverso mezzi e strumenti digitali messi a disposizione dei soggetti che agiscono sotto l’autorità del Titolare e allo scopo autorizzati e formati. A questi è consentito l’accesso ai tuoi dati personali nella misura e nei limiti in cui esso è necessario per lo svolgimento delle attività di trattamento che ti riguardano.

Il Titolare, anche per il tramite dei soggetti autorizzati al trattamento, verifica periodicamente che:

le misure di sicurezza tecniche ed organizzative relative agli strumenti mediante i quali i tuoi dati vengono trattati siano efficaci, in buono stato e costantemente aggiornate;
i tuoi dati non siano raccolti, trattati, archiviati o conservati oltre il necessario;
i tuoi dati siano conservati con adeguate garanzie di integrità e di autenticità e del loro uso per le finalità dei trattamenti effettivamente svolti;
i tuoi dati siano conservati per il tempo necessario al compimento delle attività legate alla gestione della segnalazione da te avanzata ed in particolare non oltre il tempo preventivamente prestabilito.

In particolare, i tuoi dati verranno conservati per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all'articolo 12 del presente decreto e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE) 2016/679.

Quali sono i tuoi diritti?

Compatibilmente con le finalità ed i limiti stabiliti per il trattamento dei dati personali che ti riguardano, i

diritti che ti sono riconosciuti per consentirti di avere sempre il controllo dei tuoi dati sono:

accesso;
rettifica;
cancellazione;
limitazione del trattamento;
opposizione al trattamento;
portabilità.

I tuoi diritti ti sono garantiti senza oneri e formalità particolari per la richiesta del loro esercizio che si intende essenzialmente a titolo gratuito. Tu hai diritto:

ad ottenere una copia, anche in formato elettronico, dei dati di cui hai chiesto l’accesso. In caso dovessi richiedere ulteriori copie, il Titolare può addebitarti un contributo spese ragionevole;
ad ottenere la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento o anche l’aggiornamento e la rettifica dei tuoi dati personali e che alla tua richiesta si adeguino anche i terzi/destinatari nell’eventualità ricevano i tuoi dati, a meno che non prevalgano motivi legittimi superiori rispetto a quelli che hanno determinato la tua richiesta;
ad ottenere ogni comunicazione utile in merito alle attività svolta a seguito dell’esercizio dei tuoi diritti senza ritardo e comunque, entro un mese dalla tua richiesta, salvo proroga, motivata, fino a due mesi che ti dovrà essere debitamente comunicata.

Ai sensi dell’articolo 2-undecies del Codice Privacy (in attuazione dell’articolo 23 del GDPR), si informa che i già menzionati diritti non possono essere esercitati da parte dei soggetti interessati (con richiesta al Titolare ovvero con reclamo ai sensi dell’articolo 77 del GDPR) qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del segnalante.

In particolare, l’esercizio di tali diritti:

sarà effettuabile conformemente alle disposizioni di legge o di regolamento che regolano il settore (tra cui il D.lgs. 231/2001 come modificato dalla L. n. 179/2017);
potrà essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo all’interessato, a meno che la comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi dell’interessato, al fine di salvaguardare la riservatezza dell’identità del segnalante;
in tali casi, i diritti dell’interessato possono essere esercitati anche tramite il Garante con le modalità di cui all’articolo 160 del Codice Privacy, nel qual caso il Garante informa l’interessato di aver eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame, nonché del diritto dell’interessato di proporre ricorso giurisdizionale.

Per ogni ulteriore informazione e comunque per inviare la tua richiesta potrai rivolgerti all’indirizzo: mailto:dpo@amcps.it

A chi puoi proporre reclamo?

Fatta salva ogni altra azione in sede amministrativa o giudiziale, puoi presentare un reclamo all’autorità di

controllo competente ovvero all’Autorità Garante per la protezione dati personali.

Vicenza , 15/07/2023